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Ricezione beni e liquidazione fattura

pagamenti-diag-3 Indipendentemente dalla procedura di volta in volta adottata, secondo le vigenti disposizioni normative e regolamentari, a seguito della stipula del contratto d’acquisto ed alla consegna dei beni, prende avvio la procedura idonea a garantire il tempestivo pagamento.

Al momento della ricezione dei beni viene controllata l’integrità esterna della confezione.

L’entrata delle merci viene registrata all’interno del sistema ERP di IIT e il Documento di Trasporto viene archiviato insieme all’ordine di riferimento nel sistema di archiviazione elettronica.

I beni sono qundi consegnati al responsabile tecnico-scientifico della struttura di ricerca che ne ha fatto richiesta che, a sua volta, svolge un primo controllo di conformità della fornitura e, in caso positivo, ne richiede l’installazione (se prevista) al fornitore.

A seguito dell’esito positivo di questi controlli il richiedente compila il certificato di regolare esecuzione che viene archiviato elettronicamente insieme all’ordine di riferimento.

Qualora la particolare natura della fornitura lo richieda il responsabile tecnico-scientifico, secondo le modalità convenute, procede al collaudo in contradditorio con il fornitore.

L’esito positivo del controllo di conformità o delle operazioni di collaudo viene registrato nel sistema ERP dall’Assistente Amministrativo dell’Unità di Ricerca, rendendo evadibile la fattura registrata nel sistema.

Al momento della ricezione, la fattura è protocollata e archiviata elettronicamente insieme all’ordine di riferimento.
Il termine di pagamento è inserito nello scadenziario del sistema gestionale.

L’Ufficio Contabilità e l’Assistente Amministrativo dell’Unità di Ricerca svolgono un controllo di corrispondenza tra la fattura e l’ordine e, qualora il controllo di conformità e le eventuali operazioni di collaudo abbiano avuto esito positivo, la fattura risulta pagabile.

Alla scadenza del termine concordato con il fornitore (60 giorni data fattura) l’Ufficio Contabilità emette il mandato di pagamento che viene trasmesso alla Banca Cassiere per la liquidazione ed il pagamento.

L’intero processo così descritto richiede 42 giorni lavorativi.

Ovviamente, qualora la fornitura risulti non conforme o l’esito del collaudo sia negativo, i termini di pagamento al fornitore saranno posticipati in ragione dei nuovi termini di messa a punto e di riconsegna del bene.

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